Khi chúng tôi phải gửi hoặc xuất trình các tài liệu chính thức, với cơ quan hoặc chính phủ nào đó, những tài liệu này có thể cần được chứng nhận. Đây là một quá trình mà chúng tôi có thể phải làm với tất cả các loại tài liệu hoặc giấy tờ. Do đó, điều quan trọng là phải biết cách thức mà điều này có thể thực hiện được, trong trường hợp tại một thời điểm nhất định chúng ta được yêu cầu phải làm điều đó.
Tại thời điểm chúng tôi phải gửi bản sao của tài liệu, rất có thể bạn sẽ được yêu cầu chứng nhận các tài liệu. Chắc chắn hầu hết trong số họ đã được yêu cầu nó, vì vậy nếu bạn không biết làm thế nào điều này có thể, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các bước để làm theo. Bạn sẽ thấy rằng nó không phải là một cái gì đó phức tạp.
Nó là gì và tôi cần chứng nhận tài liệu gì
Chứng nhận tài liệu có nghĩa là cho hiệu lực đối với bản sao của một tài liệu gốc. Điều này được thực hiện bằng cách xem xét bản sao, so sánh nó với tài liệu gốc, để thấy rằng nó giống hệt nhau, không có thay đổi hoặc thao tác trong đó. Nếu đúng như vậy, bản sao nói trên được chứng nhận bằng con dấu hoặc một số phân biệt, điều này phụ thuộc vào giao thức, sẽ chứng minh tính hợp lệ của nó.
Để thực hiện quá trình này, chúng ta cần có sẵn một số tài liệu hoặc giấy tờ, như bạn có thể hình dung. Điều bình thường là chúng tôi được yêu cầu phải có:
- Bản sao chất lượng của tài liệu gốc: Chất lượng có nghĩa là mọi thứ phải được đọc rõ ràng trong đó, để thấy rằng không có gì đã được sửa đổi hoặc làm sai lệch trong tài liệu hoặc tài liệu mà chúng tôi sẽ cung cấp.
- Tài liệu gốc: Bạn phải xem được những gì sẽ được giao, ngoài ra có thể so sánh với bản photocopy của nó để thấy rằng không có sự thay đổi nào.
- ID: DNI, NIE, giấy phép lái xe hoặc hộ chiếu hoặc thứ gì đó dùng để xác định người được cho là người phải cung cấp tài liệu được chứng nhận này trong bất kỳ trường hợp nào, cơ quan hoặc chính quyền nào.
- Nộp thuế: Trong một số trường hợp, bạn phải trả một khoản tiền để chứng thực các tài liệu, có những khoản phí cho việc này. Chúng thường là giá cố định, mặc dù chúng có thể thay đổi tùy thuộc vào tổ chức hoặc thậm chí khu vực cư trú.
Nó có thể được thực hiện ở đâu
Nếu trong bất kỳ thủ tục nào mà chúng tôi phải làm với chính phủ, với cơ quan quản lý hoặc với trường đại học, bạn có thể yêu cầu chúng tôi cung cấp một bản sao của tài liệu trong câu hỏi. Trong những tình huống này, những gì chúng ta thường nghĩ đến là chỉ cần sao chụp hoặc quét tài liệu. Mặc dù điều này thường không hợp lệ và cần phải chứng nhận tài liệu được đề cập để nó là một bản sao hợp lệ.
Chứng nhận các tài liệu giúp làm cho chúng hợp lệ, theo cách cho phép chúng tôi thực hiện các thủ tục này một cách bình thường. Nó không chỉ đơn giản là tạo một bản sao của tài liệu được đề cập. Khi phải kiểm tra tài liệu, chúng tôi tìm thấy một số tùy chọn hoặc phương pháp cho phép chúng tôi làm như vậy.
Công chứng viên
Một lựa chọn luôn khả thi, mặc dù có thể hơi tốn kém, là đi công chứng. Hầu hết các công chứng viên sẽ có thể thực hiện việc chứng nhận tài liệu nói trên, để chúng tôi có thể giao nó sau này trong trường hợp cần thiết. Tại thời điểm đi, chúng tôi sẽ phải mang theo giấy tờ gốc và bản sao, ngoài các giấy tờ của văn phòng hoặc cơ quan mà chúng tôi đến. Bản gốc và bản sao sau đó sẽ được chụp và xác nhận rằng chúng giống nhau. Họ chịu trách nhiệm chứng nhận tài liệu này, đóng dấu hoặc một cái gì đó để xác nhận rằng mọi thứ đều theo thứ tự.
Điều bình thường là điều này có giá trị để cung cấp tài liệu sau này. Mặc dù việc hỏi trước trong tổ chức mà chúng ta cần đến là điều rất tốt nếu họ chấp nhận rằng một tài liệu đã được công chứng chứng nhận. Hiếm khi xảy ra trường hợp này, nhưng thật tốt nếu bạn biết rõ đó có phải là một lựa chọn được họ hỗ trợ hay không. Đây là một lựa chọn tốt nếu đó là một công ty tư nhân yêu cầu chúng tôi chứng nhận các tài liệu, mặc dù nó có thể dẫn đến chi phí cao hơn.
Hội đồng thành phố hoặc các cơ quan khác
Nhiều lần, có thể thực hiện việc này trong trường hợp hoặc hành chính riêng mà chúng ta phải xuất trình các tài liệu đã nêu, giống như tòa thị chính của thành phố của chúng tôi. Trong trường hợp của tôi, một vài lần tôi cần phải làm điều đó, họ đã thực hiện nó ở chính tòa thị chính. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể chứng nhận các tài liệu một cách đơn giản và bạn sẽ có những gì bạn cần, đặc biệt nếu đó là một thủ tục mà bạn phải thực hiện với họ.
Điều này không phải luôn luôn như vậy, nó có thể có những thành phố tự trị nơi họ không hoặc họ từ chối (nó cũng có thể phụ thuộc vào người bạn yêu cầu), nhưng đó là một lựa chọn mà bạn có thể cân nhắc mọi lúc. Vì nó rất thoải mái, không mất quá nhiều thời gian và có khả năng là tài liệu hoặc tài liệu cần xuất trình sẽ phải được chuyển chính xác đến tòa thị chính thành phố.
Tùy thuộc vào cơ quan chính phủ, chẳng hạn như lãnh sự quán, bạn có thể bạn phải lấy hẹn để chứng nhận tài liệu. Có một số cơ quan cung cấp chức năng này, đặc biệt là cho người dân ở nước ngoài, nhưng nó chỉ có thể được thực hiện theo lịch hẹn. Vì vậy cần kiểm tra xem trường hợp này có đúng với trường hợp của bạn ở nơi cư trú hay không để làm thủ tục cho đúng.