Quan hem d'enviar o presentar documents oficials, amb algun organisme o govern, és possible que sigui necessari compulsar aquests documents. Aquest és un procés que podem haver de fer amb tot tipus de documents o papers. Per això, és important saber la manera en què això resulta possible, per si en un moment determinat se'ns demana haver de fer-ho.
En el moment en què hàgim de presentar còpies de documents, molt probablement es demani compulsar documents. Segur que a la majoria us ho han demanat en alguna ocasió, així que si no sabeu la forma en què això resulta possible, us mostrem els passos a seguir. Aneu a veure que no és una mica complicat.
Què és i què necessito per compulsar documents
Compulsar documents significa donar validesa a la fotocòpia d'un document original. Això es fa revisant la fotocòpia, comparant la mateixa amb el document original, per poder veure que és idèntica, que no hi ha canvis o manipulacions en la mateixa. Si aquest és el cas, es compulsa aquesta fotocòpia mitjançant segell o distinció, que depèn de l'protocol, que vagi a demostrar la seva validesa.
Per poder realitzar aquest procés, necessitem tenir diversos documents o papers disponibles, com us podeu imaginar. El normal és que se'ns demani tenir:
- Una fotocòpia de qualitat de l'original: De qualitat vol dir que tot ha de poder llegir-se amb claredat en el mateix, per veure així que no s'ha modificat o falsificat res en aquest document o documents que anem a lliurar.
- document original: S'ha de poder veure què és el que es va a lliurar, a més de poder comparar-lo amb la fotocòpia de la mateixa per veure que no hi ha canvis.
- identificació: Un DNI, NIE, carnet de conduir o passaport o alguna cosa que serveixi per identificar aquesta persona que ha de lliurar aquest document compulsat en alguna instància, organisme o administració.
- Pagament de taxes: En alguns casos s'ha de pagar una quantitat per compulsar documents, hi ha unes taxes per a això. Solen ser uns preus fixos, encara que poden variar en funció de l'organisme o fins i tot de la zona de residència.
On es pot fer
Si en algun dels tràmits que hem de fer amb el govern, amb alguna administració o amb una universitat, se'ns pot demanar una còpia de el document en qüestió. En aquestes situacions, el que pensem normalment és fer simplement una fotocòpia o escaneig de el document. Encara que això no té moltes vegades de validesa, i es requereix compulsar el document en qüestió, de manera que hagi de ser una còpia vàlida.
Compulsar documents ajuda a que tinguin validesa, d'una manera que ens permet realitzar aquests tràmits amb normalitat. No és simplement fer una còpia de el document en qüestió. A l'hora d'haver de compulsar documents, ens trobem amb diverses opcions o mètodes que permeten fer-ho.
Notaris
Una opció que sempre és possible, encara que pot ser que sigui una mica cara, és acudir a un notari. La majoria de les notaries ens van a poder realitzar la compulsa d'aquest document, de manera que anem a poder lliurar-la després en la instància necessària. A l'hora d'acudir, haurem de portar el document original i la fotocòpia, a més dels papers de l'oficina o instància a la qual acudim. Es prendrà llavors l'original, la còpia i es confirmarà que són iguals. Ells s'encarreguen de compulsar aquest document, posant un segell o alguna cosa que confirmi que tot està en ordre.
El normal és que això sigui vàlid per lliurar després el document. Encara que és bo preguntar abans a l'organisme a què necessitem anar si accepten que un notari acari dit document. És estrany que aquest no sigui el cas, però és bo tenir clar si es tracta d'una opció admesa per ells. Aquesta és una bona opció si és una empresa privada la que ens demana compulsar documents, tot i que pot resultar en un cost més gran.
Ajuntament o altres instàncies
Moltes vegades, és possible fer-ho a la pròpia instància o administració on hem de presentar aquests documents, com l'ajuntament de la nostra ciutat. En el meu cas, un parell de vegades que he necessitat fer-ho, ho han fet al mateix ajuntament directament. Qualsevol treballador pot compulsar documents de manera senzilla i tindràs i al que necessites, sobretot si és un tràmit que hagis de fer amb ells.
Això no sempre és així, pot ser que hagi ajuntaments on no ho facin o es neguin (pot dependre també de a qui li preguntis), però és una opció que pots considerar en tot moment. Ja que és molt còmode, no es triga gaire i és probable que el document o documents a presentar els hagis de lliurar justament a l'ajuntament de la ciutat.
En funció de l'organisme de govern, com un consolat, pot ser que hagis de demanar una cita per compulsar documents. Hi ha alguns organismes que ofereixen aquesta funció, sobretot per a residents a l'estranger, però només es pot realitzar mitjançant una cita prèvia. Així que és important consultar si aquest és el cas en el teu lloc de residència, per poder realitzar el tràmit de forma adequada.