Cuando tenemos que enviar o presentar documentos oficiales, con algún organismo o gobierno, es posible que sea necesario compulsar estos documentos. Este es un proceso que podemos tener que hacer con todo tipo de documentos o papeles. Por eso, es importante saber la manera en la que esto resulta posible, por si en un momento determinado se nos pide tener que hacerlo.
En el momento en el que tengamos que presentar copias de documentos, muy probablemente se pida compulsar documentos. Seguro que a la mayoría os lo han pedido en alguna ocasión, así que si no sabéis la forma en la que esto resulta posible, os mostramos los pasos a seguir. Vais a ver que no es algo complicado.
Qué es y qué necesito para compulsar documentos
Compulsar documentos significa dar validez a la fotocopia de un documento original. Esto se hace revisando la fotocopia, comparando la misma con el documento original, para poder ver que es idéntica, que no hay cambios o manipulaciones en la misma. Si este es el caso, se compulsa dicha fotocopia mediante un sello o alguna distinción, que depende del protocolo, que vaya a demostrar su validez.
Para poder realizar este proceso, necesitamos tener varios documentos o papeles disponibles, como os podéis imaginar. Lo normal es que se nos pida tener:
- Una fotocopia de calidad del documento original: De calidad quiere decir que todo debe poder leerse con claridad en el mismo, para ver así que no se ha modificado o falsificado nada en dicho documento o documentos que vamos a entregar.
- Documento original: Se tiene que poder ver qué es lo que se va a entregar, además de poder compararlo con la fotocopia del mismo para ver que no hay cambios.
- Identificación: Un DNI, NIE, carnét de conducir o pasaporte o algo que sirva para identificar a dicha persona que tiene que entregar este documento compulsado en alguna instancia, organismo o administración.
- Pago de tasas: En algunos casos se tiene que pagar una cantidad por compulsar documentos, hay unas tasas para ello. Suelen ser unos precios fijos, aunque pueden variar en función del organismo o incluso de la zona de residencia.
Dónde se puede hacer
Si en alguno de los trámites que tenemos que hacer con el gobierno, con alguna administración o con una universidad, se nos puede pedir una copia del documento en cuestión. En estas situaciones, lo que pensamos normalmente es hacer simplemente una fotocopia o escaneo del documento. Aunque esto carece muchas veces de validez, y se requiere compulsar el documento en cuestión, de modo que vaya a ser una copia válida.
Compulsar documentos ayuda a que tengan validez, de un modo que nos permite realizar dichos trámites con normalidad. No es simplemente hacer una copia del documento en cuestión. A la hora de tener que compulsar documentos, nos encontramos con varias opciones o métodos que permiten hacerlo.
Notarios
Una opción que siempre es posible, aunque puede que sea algo cara, es acudir a un notario. La mayoría de las notarías nos van a poder realizar la compulsa de dicho documento, de manera que vayamos a poder entregarla luego en la instancia necesaria. A la hora de acudir, tendremos que llevar el documento original y la fotocopia, además de los papeles de la oficina o instancia a la que acudimos. Se tomará entonces el original, la copia y se confirmará que son iguales. Ellos se encargan de compulsar este documento, poniendo un sello o algo que confirme que todo está en orden.
Lo normal es que esto sea válido para entregar luego el documento. Aunque es bueno preguntar antes en el organismo al que necesitamos acudir si aceptan que un notario compulse dicho documento. Es raro que este no sea el caso, pero es bueno tener claro si se trata de una opción admitida por ellos. Esta es una buena opción si es una empresa privada la que nos pide compulsar documentos, aunque puede resultar en un coste mayor.
Ayuntamiento u otras instancias
Muchas veces, es posible hacer esto en la propia instancia o administración donde debemos presentar dichos documentos, como el ayuntamiento de nuestra ciudad. En mi caso, un par de veces que he necesitado hacerlo, lo han hecho en el propio ayuntamiento directamente. Cualquier trabajador podrá compulsar documentos de manera sencilla y tendrás ya lo que necesitas, sobre todo si es un trámite que tienes que realizar con ellos.
Esto no siempre es así, puede que haya ayuntamientos donde no lo hagan o se nieguen (puede depender también de a quién le preguntes), pero es una opción que puedes considerar en todo momento. Ya que es muy cómodo, no se tarda demasiado y es probable que el documento o documentos a presentar los tengas que entregar justamente en el ayuntamiento de la ciudad.
En función del organismo del gobierno, como un consulado, puede que tengas que pedir una cita para compulsar documentos. Hay algunos organismos que ofrecen esta función, sobre todo para residentes en el extranjero, pero solo se puede realizar mediante una cita previa. Así que es importante consultar si este es el caso en tu lugar de residencia, para poder realizar el trámite de forma adecuada.